Organizacja pracy zdalnej + checklista

By 15 kwietnia 2020freelance, pliki, praca

Praca na odległość wykonywana w domu dla jednych wydaje się spełnieniem marzeń a dla innych jest przykrą koniecznością. Osobiście od kiedy pamiętam zawsze chciałam sama decydować o sobie i swojej pracy, wizja działania bez możliwości swobodnego wyznaczania czasu pracy, długości przerw itd. paraliżuje mnie i powoduje spadek kreatywności a nawet pewnego rodzaju bunt 😉

Niezależnie od podejścia wiele osób przynajmniej raz w życiu miało styczność z pracą zdalną w domu chociażby z powodu konieczności opieki nad dzieckiem czy ustaleń w swojej firmie. I obojętnie czy lubisz pracować w domu czy nie – właściwa organizacja dnia to kluczowa sprawa aby zrealizować zadania, które musimy wykonać, skończyć pracę o przyzwoitej porze i przy okazji nie zwariować.

Bardzo dobrym pomysłem jest stworzenie sobie listy codziennych stałych czynności, które wykonywane codziennie ułatwiają ogarnięcie zaplanowanej pracy i sprawiają, że na koniec dnia nawet jeśli coś się nie udało to masz poczucie, że dany dzień nie przeciekł Ci przez palce. Wykształcenie takiej rutyny w pracy stabilizuje dzień, wyznacza jego ramy i powoduje, że nie marnujemy czasu na niezaplanowane przerwy czy przeszkadzacze.

Na końcu tego artykułu znajdziesz darmowy wzór takiej checklisty do pobrania, wydrukowania i uzupełniania.

Znalazło się tam kilka punktów, które według mojego wieloletniego doświadczenia w pracy zdalnej sa najbardziej istotne, ale obok jest też dużo miejsca gdzie możesz dopisać swoje podpunkty dopasowane do twojego charakteru pracy.

Przed pracą

Po przebudzeniu postaraj się znaleźć chwilę dla siebie (w razie braku czasu kolejnego dnia w tym celu wstań wcześniej) i wykonaj krótką serię ćwiczeń pobudzających krążenie krwi (pajacyki, przysiady, chodzenie po schodach, ćwiczenia powinny trać min. 5-10 minut), wypij szklankę wody, weź prysznic, zrób i zjedz śniadanie, generalnie – zrób to wszystko co zazwyczaj robiłeś przed wyjściem do pracy. To nada rytm twojemu dniu.

Przemyśl co zjesz na obiad i przygotuj to jedzenie, inaczej potem z głodu zjesz na szybko cokolwiek znajdziesz. Przygotuj też dzbanek lub butelkę z wodą (1,5 l), którą wypijesz w ciągu dnia.

Załóż wygodny strój do pracy (nie pracuj w piżamie) aby w ten sposób dać sobie sygnał, że teraz jesteś w pracy (pomimo tego, że Twoje biurko może się znajdować dwa kroki od łóżka:)

Nastaw się psychicznie, że teraz nie jesteś w domu, tylko w pracy, więc raczej nie odkurzasz mieszkania, nie rozwieszasz prania, zrobisz to później, po „powrocie do domu”.

Lista zadań

Trzymaj na wierzchu listę zadań jakie dziś zaplanowałeś i na bieżąco zaznaczaj na niej to co jest zrobione a także czego nie udało Ci się zrobić, co jest przełożone a co anulowane. Zaczynaj pracę od priorytetu na dany dzień.

Nie planuj na styk, planuj raczej pracę tak, aby mieć przynajmniej godzinę w zapasie na nieprzewidziane sytuacje, awarie, spóźnienia, pilne telefony etc.

Ustalenie czasu pracy

Zaplanuj swój tryb pracy: czas pracy (w blokach) oraz przerwy w zależności od potrzeb i warunków. Techniki są przeróżne, w sieci znajdziesz mnóstwo aplikacji do śledzenia czasu pracy. Czyli np. pracujesz przez 50 minut, potem robisz 10 minut przerwy i powtarzasz to kilkukrotnie. Długość czasu pracy dostosuj do swoich potrzeb i warunków. Jedna z przerw oczywiście musi być dłuższa czyli np. 40 minut na zjedzenie obiadu i/lub spacer.

Poinformuj innych domowników o godzinach Twojej pracy, kiedy nie można Ci przeszkadzać. Polecam zaopatrzyć się w słuchawki (najlepiej porządne, duże, nie douszne) – możesz na nich słuchać muzyki podczas pracy jeśli lubisz, ale tak naprawdę nie musisz niczego słuchać – udowodniono, że gdy ludzie widzą kogoś przy komputerze w słuchawkach to rzadziej mu przeszkadzają 😉

Jeśli w domu masz małe dzieci uwzględnij to i zorganizuj pracę adekwatnie do warunków- wiadomo, że będziesz mieć wiele nieprzewidzianych sytuacji i nie zawsze zrobisz to, co sobie zaplanujesz. Jeśli pracujesz w domu z konieczności i tymczasowo – bądź dla siebie wyrozumiały, trochę czasu zajmie Ci przestawienie się na taki tryb pracy.

Ustal z szefem i współpracownikami, klientami: w jakich godzinach pracujesz, czym się dziś zajmujesz, ustal formę kontaktu.

Skupienie

Wyłącz przeszkadzacze: social media (jeśli nie są niezbędne do wykonywania pracy), zbędne powiadomienia, telewizję, i inne. Zaplanuj czas na te czynności w przerwach a najlepiej po pracy.

Netflix kusi w czasie pracy w domu ale uważaj, to pułapka!

Przerwy

Nie da się ciągle pracować z taką samą efektywnością, więc rób przerwy na odpoczynek, na zjedzenie obiadu, pij wodę w ciągu dnia.
W czasie przerw staraj się poruszać, zwłaszcza jeśli siedzisz pracując: przejdź się, zrób kilka przysiadów. Jeśli masz taką możliwość i są odpowiednie warunki postaraj się codziennie wyjść na 20 minut na słońce.

Koniec pracy i przygotowanie do następnego dnia

Po zakończeniu pracy w zależności od ustaleń poinformuj zainteresowanych o zakończonych zadaniach, odhacz je na liście.

Przygotuj listę zadań na następny dzień. Jeśli masz zaplanowane zadania w dalszej perspektywie czasu – wpisz je do kalendarza, a potem wstaw do listy dnia.

Przeanalizuj czy po dzisiejszym dniu możesz coś usprawnić w swojej pracy.

Na koniec dnia ogarnij biurko i przestrzeń wokół niego, aby następnego dnia zacząć w (w miarę) uporządkowanym miejscu.

Ustaw budzik na następny dzień. Koniec!

Teraz masz czas aby zająć się tym wszystkim co zazwyczaj robisz po pracy.

Porada na zakończenie:

Nie odpuszczaj sobie, trzymaj się planu zwłaszcza gdy Ci się trochę nie chce. Rutyna to najlepszy sposób na wykonanie zaplanowanych zadań. Oczywiście jeśli chorujesz, źle się czujesz albo naprawdę (ale naprawdę) wyjątkowo (naprawdę wyjątkowo) Ci się nie chce to zredukuj liczbę zadań i nie wymagaj od siebie niemożliwego.

Natomiast jeśli po prostu masz zwykłego lenia i nie chce Ci się standardowo, czyli tylko trochę to jednak radzę zmusić się do pracy, wykonaj po prostu swoje zadania z niechęcią ale wykonaj je.

Staraj się by takie dni kiedy odpuszczasz sobie nie zdarzały się częściej niż raz na 2-3 miesiące, inaczej istnieje ryzyko, że każdy następny epizod lenistwa stanie się wymówką do nic nierobienia.

Powodzenia!

Kliknij w przycisk poniżej i pobierz darmową checklistę!

(plik PDF do wydruku w formacie A4)

Pobierz checklistę (pdf)